最初に決めるのは、「誰がどう入る会議か」
オンライン会議を選ぶとき、最初に比較したいのは映像機能の数ではありません。社内だけなのか、取引先や顧客も入るのか。相手にアカウントを作ってもらえるのか。アプリをインストールできないPCから入る人がいるのか。スマートフォン参加が多いのか。
会議が始まる前の参加方法が複雑だと、毎回の案内や接続サポートが発生します。まず「外部参加者へ一文でどう案内するか」を決め、その後に録画やAIなどを比較します。
GoogleやMicrosoftを使っているなら、まずMeet・Teamsを見る
Google WorkspaceにはGoogle Meet、Teamsを含むMicrosoft 365にはMicrosoft Teamsがあります。すでに仕事の基盤を契約しているなら、まず付属する会議機能で必要な社外会議ができるかを確認します。Google Workspaceの役割を確認する、Microsoft 365の役割を確認するで役割を確認できます。
会議URLを作れるかだけでなく、CalendarやOutlookから招待できるか、録画や文字起こしがどこへ保存されるかまで一体で見ます。既存の流れが自然なら、別の会議サービスを足さない方が管理先を増やさずに済みます。
Zoomは、アカウントなし・ブラウザ参加を社外案内に使いやすい
Zoom Workplaceの役割を確認するでは、多くの会議で参加者はアカウントを作らずに参加できます。PCではブラウザから、プラグインやソフトをダウンロードせず参加する方法もあります。
ただし、主催者が認証必須にしている場合はサインインが必要です。またブラウザ版にはアプリ版より制限があります。社外会議では「Zoomだから簡単」と決めつけず、自社の設定で、アカウントなし・ブラウザ参加を本当に案内できる状態かを確認します。
人数・時間は、通常会議では二番目の判断軸
現在のBusiness向け主要構成では、各サービスとも参加人数・会議時間の上限がプランごとに異なります。詳細は下記のsnapshotで確認できます。
そのため、小規模事業者の通常会議では、参加人数の最大値だけで決める必要はあまりありません。誰が参加するか、アプリ不要で入れるか、録画・文字起こしをどこへ残すか、既存カレンダーから一手で招待できるかを先に見ます。
サービス間比較 （2026-08-18 確認）
会議の参加人数・時間の目安（比較の出発点）
| 項目 | Google Workspace | Microsoft 365 | Zoom Workplace |
|---|---|---|---|
| 主な上限 | Business Starter 100人、Standard 150人＋録画、Plus 500人＋出欠状況（プランにより上限が変わる） | Business各プランで最大300人。会議は最長30時間 | Basic/Proは最大100人（Basicは40分まで）、Businessは最大300人 |
出典: Google Workspace Business 、 Meetings and events feature and capacity comparison 、 Zoom Workplaceのプランと料金
各サービスの無料プランの制限は変更されることがあります。役割や向く仕事の判断は本文を参照し、最終確認は公式情報で行ってください。
「録画できるか」より、録画をどこへ残すか
会議を録画する場合は、録画ボタンの有無だけでなく、会議後にどこで管理するかを決めます。Google Meetの録画はGoogle Drive、Teamsの録画はOneDriveやSharePoint、Zoomのクラウド録画はZoom側へ残ります。Zoomではローカル録画という別の選択肢もあります。
会議サービスが案件ごとに変わると、記録も複数の場所へ分かれます。録画を業務記録にするなら、「後から探す場所」を一つ決めるか、サービスごとの保管ルールを明確にします。
字幕と保存する文字起こしは、別物として確認する
会議中に字幕が表示されることと、会議後に文字記録を保存できることは同じではありません。各サービスとも文字起こしや字幕を扱いますが、利用できるプラン、管理設定、保存先が異なります。
アクセシビリティのために字幕が必要なのか、議事記録として全文を残したいのか、会議要点だけ欲しいのかを先に決めます。
会議後の要約・次の行動まで揃えたいなら、AIの位置づけを見る
会議後に必要なのが録画や全文文字起こしだけではなく、要約、決定事項、次のタスクである場合は、AI機能の役割が大きくなります。会議サービスに付属するAIノート機能は、他社の会議サービスや対面会話でも使える場合があり、「会議サービス」と「会議ノートの標準」を別に選ぶ考え方も出てきました。
AIの機能数を比較するより、自分たちが会議後に何を手作業で転記しているかを確認します。追加判断の詳細はZoomを追加する意味を判断するで扱います。
日程調整は、会議サービスと分けて考える
オンライン会議のURL作成と、相手と日程を決める作業は別です。Google CalendarやMicrosoft 365、Zoomにもそれぞれ予約ページの入口があります。単純な予約ページが必要なだけなら、会議サービスとは別にTimeRexなどを追加しなくても足りる場合があります。
複数担当者の割り当て、会議室、ルーティングなどが必要になったら、日程調整の記事で専門サービスを比較します。
会議サービスを複数使うなら、用途を決める
取引先の指定などで、Meet、Teams、Zoomをすべて使うことはあります。その場合も、「どれでもよい」として放置せず、社内会議はTeams、Google中心の社外案件はMeet、顧客向け標準はZoom、といった役割を決めます。録画・文字起こしの保存場所も、その役割とセットで決めます。
複数サービスを使う理由が明確なら問題ありません。問題になるのは、会議ごとに誰も理由を説明できず、参加案内や記録先が毎回変わることです。
結論：社外参加→記録→カレンダーの順で決める
オンライン会議は、次の順で考えると整理しやすくなります。
- 社外参加者がどう入るか
- 録画・文字起こし・要約をどこへ残すか
- 既存のGoogle CalendarやOutlookからどう招待するか
- 会議後のタスク・AI処理をどこまで同じサービスへ寄せるか
- 複数サービスを使うなら、用途をどう分けるか
MeetやTeamsがあるのにZoomを追加する意味を確認したい場合は、Zoom追加判断の記事へ進みます。